Hotline: 1900 6134 - Email: kinhdoanh@visnam.com

Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp Phần mềm Hoá đơn điện tử

THÔNG TIN CƠ BẢN VỀ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Theo Nghị định số 51/2010/NĐ - CP ngày 14/05/2010 và Thông tư số 32/2011/TT -  BCT ngày 14/03/2011, việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được quy định như sau:

- Hóa đơn điện tử là phương thức thanh toán điện tử với tập hơp các thông điệp, dữ liệu thông tin hoá đơn điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, nhận, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các thiết bị điện tử. Tất cả các thông tin, giao dịch trên hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của bên bán và mua theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Việc sử dụng hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm các chi phí: in ấn – xuất hoá đơn, vận chuyển và bảo quản hoá đơn; Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho doanh nghiệp; Đảm báo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hoá đơn…

 

TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

          Hiện nay Hóa đơn điện tử là phương tiện thanh toán gắn liền với doanh nghiệp trong nền kinh tế thương mại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế. Vì vậy, việc sử dụng Hoá đơn điện tử vừa là xu thế, vừa mang tính bắt buộc từ phía Chính Phủ (Nghị định 119/2018/NĐ–CP của Chính phủ quy định từ 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, kể cả khi chưa sử dụng hết hóa đơn đặt in, tự in). Thay vì tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử với chi phí tốn kém mà chưa chắc đã hiệu quả thì hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử qua một tổ chức trung gian.

         Hiện tại, trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn và so sánh để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất, phù hợp nhất với doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cần lưu ý đến các yếu tố như tính hợp pháp, độ uy tín của nhà cung cấp và khả năng đáp ứng nghiệp vụ. Bởi nếu chọn sai, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các rủi ro về: bảo mật thông tin, an toàn lưu trữ, tính chính xác của dự liệu,….

 Một phần mềm hoá đơn điện tử  tiêu chuẩn  và có uy tín sẽ hội tụ đầy đủ các tiêu chí cơ bản sau đây:

1. Đơn vị cung cấp Phần mềm hoá đơn điện tử hợp pháp

Điều kiện quan trọng, mang tính bắt buộc đối với nhà  cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được Chính phủ  quy định tại văn bản pháp quy .

Cụ thể như sau

  • Theo quy định tại Khoản 1 – Điều 32. Lựa chọn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của Nghị định 119/2018/ND-CP. Điều kiện lựa chọn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn.
  • Tại quy định tại Khoản 1 -  Điều 31 Nghị định 119/2018/ND-CP: chủ thể  là doanh nghiệp, tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
  • Theo Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành như sau:

- Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

- Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

- Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

- Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Nhà cung cấp phải cung cấp Hóa đơn điện tử hợp lệ, có tính pháp lý, đã đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế và đáp ứng quy định tại Khoản 5 Điều 4, các Điều 6,7,8 Nghị định 119/2018 NĐ-CP và Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính

2. Chất lượng phần mềm

Tiêu chí quan trọng để đánh giá một nhà cung cấp có uy tín hay không phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử. Một phần mềm hoá đơn điện tử tiêu chuẩn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan thuế cả về nội dung và hình thức.

Bên cạnh đáp ứng các tính năng về hóa đơn điện tử như lập – xuất – chỉnh sửa – xóa bỏ hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử tốt còn phải là phần mềm thân thiện với người dùng, dễ dàng thao tác, giúp giảm thiểu các thao tác-thủ tục liên quan, tiết kiệm thời gian – chi phí cho doanh nghiệp, nhưng vẫn đảm bảo độ ổn định và tính bảo mật cao, lưu trữ dữ liệu dài lâu theo yêu cầu của cơ quan Thuế.

Ngoài ra, các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật đi kèm cũng phải được đảm bảo. Hệ thống thiết bị, kỹ thuật phải bảo đảm cung cấp dịch vụ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử và bảo đảm kết nối an toàn với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, trừ thời gian bảo trì. Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; bảo đảm có khả năng phục hồi dữ liệu kể từ thời điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử gặp sự cố. Lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ. Đáp ứng các yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu của Bộ Tài chính.

3. Dịch vụ hỗ trợ

Nếu chất lượng phần mềm là công cụ đánh giá khả năng của nhà cung cấp, thì dịch vụ hỗ trợ sẽ là yếu tố quyết định cuối cùng để doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

Một phần mềm dù hoản hảo nhất cũng sẽ xảy ra sai sót hoặc nảy sinh vấn đề trong quá trình khách hàng sử dụng. Bởi vậy, nhà cung cấp cần có đội ngũ kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu. Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24 giờ trong ngày để duy trì sự hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử. Hệ thống tổng đài luôn túc trực 24/7 để tiếp nhận phản hồi và giải quyết kịp thời những vướng mắc của khách hàng.

 

PHẦN MỀM HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ V-HOADON

Visnam tự hào là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử V-hoadon  chất lượng cao. Mặc dù là phần mềm mới ra đời chưa lâu, nhưng V-hoadon đang dần khẳng định vị thế của mình đối với thị trường hóa đơn điện tử. Điều này là nhờ V-hoadon đã cải thiện những hạn chế của các sản phẩm hoá đơn điện tử đi trước, tiếp thu và được trang bị những công nghệ tiên tiến nhất, mang đến một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong hoạt động phân phối hàng hóa và cung cấp hóa đơn đến người tiêu dùng.

Ngoài việc đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn trên, V-hoadon còn được khách hàng lựa chọn sử dụng bởi  tích hợp nhiều tính năng tiện ích cùng nhiều ưu điểm như:

Đáp ứng tiêu chuẩn hoá đơn điện tử và các chính sách về hoá đơn điện tử của Nhà nước

Đường truyền, kết nối với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ổn định, thông suốt, an toàn

Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện với người dùng

Đa dạng trong phương thức sử dụng ( phiên bản web và ứng dụng trên máy tính)

Không gian, thời gian lưu trữ trên server, không lo mất dữ liệu, không lo bị đầy bộ nhớ

Phần mềm hóa đơn điện tử v-hoadon giúp quản lý, báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế.

Có khả năng tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống phầm mềm CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp

Nâng cấp phiên bản nhanh chóng, tối ưu theo quy định của Nhà nước

Độ bảo mật cao, an toàn tuyệt đối

Chi phí sử dụng hợp lý

Hiện tại V-hoadon đang là thương hiệu cung ứng hóa đơn điện tử được hơn 7.000 doanh nghiệp, tổ chức tin tưởng hợp tác và sử dụng dịch vụ, trong đó có các đơn vị lớn như:  Đài truyền hình Đà Nẵng, Tập đoàn Công nghệ T-TECH Việt Nam, Công ty CP Truyền thông Rồng Tiên Sa, Công ty Luật hợp danh FDVN, Hyundai Việt Nam,…..

Với phương châm "Luôn đổi mới và nâng cao chất lượng sản phẩm",  Visnam CAM KẾT mang lại cho quý khách hàng những SẢN PHẨM & DỊCH VỤ TỐT NHẤT với GIÁ RẺ NHẤT 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ để được chúng tôi tư vấn và hỗ trợ!