Hotline: 1900 6134 - Email: kinhdoanh@visnam.com

Những vấn đề cơ bản về hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy sẽ dần dần được thay thế bằng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Nghị định này cũng quy định khá chi tiết về lộ trình bắt buộc thực hiện hóa đơn điện tử và những lưu ý quan trọng mà mọi cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần biết.

Hóa đơn điện tử là gì?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP định nghĩa về tại khoản 2 Điều 3 như sau: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm 02 loại:

- Không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

- Có mã của cơ quan thuế: Dược cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Trong đó, mã của cơ quan thuế là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:

- Đối với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập loại hóa đơn này là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với trường hợp cung cấp dịch: Thời điểm lập là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ:  Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Dù mới chỉ được áp dụng trong một thời gian chưa dài, nhưng hóa đơn điện tử đã chứng minh được nhiều lợi ích đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Có thể điểm lại một số lợi ích khi sử dụng loại hóa đơn này như sau:

- Tiết kiệm chi phí:

Khi sử dụng hóa đơn, các đơn vị không tốn chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn… Theo đó, chi phí của hóa đơn điện tử ước tính chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.

- Thời gian giao, nhận hóa đơn nhanh chóng:

Với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài click, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ đâu, miễn là có internet; thay vì phải vận chuyển hóa đơn qua bưu điện như hóa đơn giấy.

- Có độ an toàn, chính xác cao:

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…

- Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

Khi sử dụng hóa đơn này, các đơn vị không phải đăng ký mẫu hóa đơn và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn  sử dụng.

Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Trước đây, những nội dung của có trên hóa đơn được quy định tại Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nay, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, những nội dung này được quy định bao gồm:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

- Tổng số tiền thanh toán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

- Thời điểm lập hóa đơn;

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bộ Tài chính được giao hướng dẫn những nội dung bắt buộc có trên hóa đơn và những nội dung không nhất thiết phải có. Tuy nhiên, tính tới thời điểm hiện nay, Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về vấn đề này vẫn chưa được ban hành.

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

Hóa đơn được công nhận là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

- Về nội dung: Có đầy đủ nội dung bắt buộc như nêu trên;

- Về thời điểm lập hóa đơn: Với trường hợp bán hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn việc việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng; Với trường hợp cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

- Về định dạng hóa đơn: Theo định dạng chuẩn dữ liệu như quy định của Bộ Tài chính.

Về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Phải nhận được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế…

- Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn

- Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 1

- Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

- Nếu có thay đổi thông tin đã đăng ký, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 như trên.

Bước 2: Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế

- Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn

- Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã

Bước 3: Cấp mã hóa đơn

- Hóa đơn được cấp mã nếu đúng thông tin đăng ký; Đúng định dạng; Đầy đủ nội dung và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn.

- Hệ cấp cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động cấp mã hóa đơn và gửi kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua

Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn

- Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01.

- Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế; doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ký số trên hóa đơn.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua

Hóa đơn được gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

- Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy;

- Việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

- Sau khi chuyển đổi, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã xây dựng trang web tra cứu thông tin hóa đơn tại địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Cách tra cứu như sau:

- Truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn; Chọn Thông tin hoá đơn / Tra cứu một hoá đơn;

- Điền các thông tin có dấu gắn (*) là các thông tin bắt buộc phải điền. Sau đó chọn “Tìm kiếm” để tra cứu;

- Kiểm tra kết quả tra cứu.

Lộ trình bắt buộc thực hiện hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/11/2018 - hết 31/10/2020:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì tiếp tục sử dụng hóa đơn đó cho đến hết ngày 31/10/2020.

- Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cơ sở vẫn chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn đã mua thì gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu kèm theo tờ khai thuế giá trị gia tăng.

- Trường hợp cơ sở kinh doanh mới thành lập trong khoảng thời gian này mà cơ quan thuế thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Nếu chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc đã mua của cơ quan thuế.

Từ ngày 01/11/2020:

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cũng kể từ ngày 01/01/2020, các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

Trường hợp đặc biệt:

Tổ chức sự nghiệp công lập như các trường học, bệnh viện công lập đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử hoặc Phiếu thu tiền điện tử tại các tổ chức này sẽ thực hiện theo lộ trình của Bộ Tài chính.

 

Hỗ trợ hướng dẫn và giải đáp thắc mắc cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử

Hiện nay, trên thị trường có hàng nghìn doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trong đó chỉ có số ít doanh nghiệp được cục thuế thẩm định đáp ứng các điều kiện và phù hợp với những quy định sử dụng hóa đơn điện tử. Các đơn vị này cũng đang đồng hành cùng cục thuế tuyên truyền về sử dụng hóa đơn điện tử.  Trong đó, được đánh giá cao về chất lượng và dịch vụ hàng đầu phải kể đến Hoá đơn điện tử V-hoadon của Công ty Cổ phần Thương mại Visnam.

Hiện nay, hoá đơn điện tử online v-hoadon đang được đánh giá là "hot trend" trong xã hội số và nền kinh tế số

ĐIỀU NÀY ĐƯỢC KHẲNG ĐỊNH BỞI
yesV-hoadonlà hoá đơn điện tử online đạt chuẩn Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính
yes V-hoadonđã được Cục Thuế Tp.HCM kiểm duyệt
        V-hoadon ONLINE 
►  Hỗ trợ lưu trữ file XML, người mua ký số
►  Giao diện thân thiện, dễ sửa dụng
►  Bảo mật, lưu trữ đám mây
►  Thao tác trên nhiều thiết bị 
Hiện tại V-hoadon đang là thương hiệu cung ứng hóa đơn điện tử được hơn 10.000 doanh nghiệp, tổ chức tin tưởng hợp tác và sử dụng dịch vụ
=========================================
HOT: Tặng ngay 300 số hoá đơn cho 200 đơn vị lần đầu sử dụng hoá đơn điện tử 
Thời gian: từ ngày 01-31/08/2019

Visnam tự hào là nhà cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử V-hoadon chất lượng cao tại hai thành phố lớn: Tp. HCM và TP Đà Nẵng. Mặc dù mới ra đời chưa lâu, nhưng V-hoadon đang dần khẳng định vị thế của mình đối với thị trường hóa đơn điện tử. Điều này là nhờ V-hoadon đã cải thiện những hạn chế của các sản phẩm hoá đơn điện tử đi trước, tiếp thu và được trang bị những công nghệ tiên tiến nhất, mang đến một giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong hoạt động phân phối hàng hóa và cung cấp hóa đơn đến người tiêu dùng.

Ngoài việc đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn trên, V-hoadon còn được khách hàng lựa chọn sử dụng bởi  tích hợp nhiều tính năng tiện ích cùng nhiều ưu điểm 

Bất cứ thắc mắc và cần tư vấn về Hoá đơn điện tử vui lòng liên hệ để được chúng tôi tư vấn và hỗ trợ!

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VISNAM

HOTLINE : 1900 6134

FANPAGE: https://www.facebook.com/HoTroKeKhaiDienTuVisnam/

ĐỊA CHỈ: 
- Tại Đà Nẵng: Số 33 Hải Hồ, Phường Thanh Bình, Quận Hải Châu
- Tại Tp.HCM: 11B Hồng Hà, Phường 2, Quận Tân Bình