Hotline: 1900 6134 - Email: kinhdoanh@visnam.com

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là loại chứng từ kế toán được nhiều người nhắc đến trong vài năm trở lại đây. Đặc biệt, vì quy định cụ thể của Nhà nước tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 về hóa đơn điện tử, loại hóa đơn này càng nhận được nhiều sự chú ý hơn nữa. Hiện nay, những thông báo cùng cách sử dụng hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp quan tâm chú ý và tập trung hướng dẫn, đào tạo nhân lực để áp dụng hình thức này đúng quy định.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là hình thức chứng từ kế toán quen thuộc và không thể thiếu trong quá trình mua bán, sản xuất, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hoá đơn là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa các chủ thể trong một nền kinh tế. Hóa đơn là bằng chứng chứng nhận cho việc chuyển giao chuyển nhượng hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và mua, bên cạnh đó, hóa đơn cũng là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện các trách nhiệm nhà nước có liên quan.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn - chứng từ  quen thuộc, không thể thiếu trong kinh doanh

Ngày nay, dưới sự phát triển nhanh chóng của các thành tựu công nghệ, việc áp dụng các công cụ hiện đại như máy tính, internet,… vào các công tác kế toán là vô cùng cần thiết.

Vì thế, hóa đơn điện tử xuất hiện và đang được nhiều người chú ý. Hiện nay, việc áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thay thế cho các loại hóa đơn giấy thông thường được các cơ quan quản lý Nhà nước ra quy định và áp dụng thực hiện trên phạm vi toàn quốc.

 “Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Chính vì những quy định của Nhà nước về cách thức và thời điểm áp dụng, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu hướng dẫn, đào tạo nhân viên cách sử dụng hóa đơn điện tử từ trước đó.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử dần thay thế các loại hóa đơn giấy

Những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Trong thời đại công nghiệp 4.0 việc doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử là hiển nhiên, phù hợp với xu thế của thế giới cũng như đảm bảo công tác quản lý của nhà nước đối với doanh nghiệp. Không những vậy, việc sử dụng hóa đơn như này sẽ giúp ích doanh nghiệp rất nhiều.

Lợi ích

Một số lợi ích có thể kể đến như:

Tiết kiệm chi phí: doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể lượng giấy in hóa đơn, cắt giảm các khoản chi phí vận chuyển hóa đơn giữa hai bên mua, bán, hóa đơn được lưu trữ dưới dạng thư điện tử, doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể phần chi phí trong công tác lưu giữ và bảo giữ hóa đơn.

Dễ quản lý: hóa đơn điện tử là một phương thức quản lý hiệu quả cho người sử dụng, các chủ doanh nghiệp cũng như cơ quan Thuế. Hạn chế tình trạng mất hóa đơn, hư hỏng giấy tờ,… Các hóa đơn điện tử được tạo lập, xử lý và lưu trữ trên các phương tiện Internet hiện đại với khả năng truy cập nhanh, dễ dàng xử lý hạch toán, kiểm tra, đối chiếu chứng từ.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ quản lý

Giảm thiểu khối lượng công việc, dễ dàng sử dụng: áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp sẽ giảm thiểu phần việc lập hóa đơn giấy cồng kềnh, nhiều giấy tờ phát sinh. Lượng hóa đơn điện tử có thể phát hành lớn, ghi nhận cùng lúc nhiều giao dịch. Đơn giản hóa công tác quyết toán thuế. Dễ dàng trong tạo lập, lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn, thuận tiện cho Cơ quan thuế trong công tác kiểm tra và quản lý. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế nhất định mà doanh nghiệp gặp phải như sau.

Khó khăn

Sử dụng hóa đơn điện tử đòi hỏi nhân viên kế toán phải có những hiểu biết nhất định về quy trình sử dụng hóa đơn điện tử. Một nguồn nhân lực có chuyên môn và am hiểu về loại chứng từ này là vô cùng cần thiết.

Do đó, các chính sách hướng dẫn, đào tạo nhân viên về hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp đặt ra. Chính các cơ quan quản lý Nhà nước cũng có những buổi hướng dẫn chi tiết về loại hình này.

Bên cạnh đó, yêu cầu về một hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật để vận hành sử dụng hóa đơn điện tử cũng là điều mà doanh nghiệp cần chú ý.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Một giải pháp hiện đại, chuyên nghiệp

Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT. Sau đó, tiến hành đăng ký các nội dung như:

  • Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
  • Đăng ký sử dụng một hay nhiều chứng thư số để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế về việc chấp nhận hay không việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu chấp nhận, cơ quan thuế sẽ cấp tài khoản và mật khẩu cho doanh nghiệp bạn. Trong trường hợp doanh nghiệp không được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử, bên cơ quan thuế cũng sẽ thông báo theo quy định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể đăng ký sử dụng nhiều tài khoản để truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của mình.

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công doanh nghiệp phải đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử với nhà cung cấp để được hướng dẫn cài đặt phần mềm và cách sử dụng hóa đơn điện tử cho các trường hợp sau:

Cách lập hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán.

Gửi hóa đơn điện tử trên hệ thống giữa doanh nghiệp và khách hàng

Gửi trực tiếp: doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm, ký hóa đơn bằng chữ ký điện tử và gửi trực tiếp đến hệ thống của người mua. Về cơ bản, việc này giống như việc truyền gửi dữ liệu trên mạng với nhau thôi.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp trên hệ thống cho khách hàng

Đối với những hóa đơn điện tử đã được lập

Trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, chưa thực hiện cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng lúc này người bán và người mua chưa kê khai thuế và nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải lưu lại để phục vụ cho việc kiểm tra của cơ quan thuế..

Trường hợp hóa đơn đã được lập và hàng hóa hay dịch vụ đều đã cung ứng đầy đủ nhưng sau đó phát hiện sai sót thì cả 2 bên phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau đó phải ghi rõ đã điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng… và điều chỉnh không được ghi số âm.

Việc tìm hiểu về hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp. Với những quy định chặt chẽ về sử dụng hình thức này từ bộ Tài Chính đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về những ưu và nhược điểm, cũng như cách sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp, đúng quy định. Bài viết hi vọng cung cấp đến bạn đọc những thông tin hữu ích.